Sabemos que a responsabilidade da administração de uma empresa não se limita apenas em fechar o mês no azul. Há obrigações fiscais que todo empreendedor precisa cumprir, uma vez que as punições e multas são bem severas.
No entanto, há diversos documentos fiscais e muitos ainda não sabem a utilidade de cada um deles. Saiba diferenciar e quando utilizar Nota Fiscal, Cupom Fiscal, Conhecimento de Transporte, Nota Fiscal de Serviços e Manifesto de Documentos Fiscais.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento de fiscalização federal, ou seja, seu uso abrange o território nacional e segue o padrão (e obrigatoriedade) em todos os estados. Segundo o próprio Fisco, seu intuito é documentar, para fins fiscais, a venda de mercadoria ou prestação de serviço entre empresas.
Em substituição aos documentos impressos, a Nota Fiscal Eletrônica é digital, emitida/ armazenada eletronicamente e validada juridicamente por meio de uma assinatura digital. As informações serão recebidas e o Fisco poderá acompanhar em tempo real as operações da empresa e se ela está pagando os tributos devidos.
No caso de empresas do varejo, ainda não há a obrigatoriedade de emissão de NF-e, exceto se os compradores forem órgãos públicos, do comércio exterior ou destinatários localizados em estado diferente da emitente.
O Cupom Fiscal possui a mesma finalidade da NF: recolhimento fiscal. No entanto, as informações emitidas no cupom são mais genéricas, como local, data e horário da compra, itens comprados, total a pagar e forma de pagamento, troco, etc. Diferente da Nota Fiscal, ele não carrega todas as informações da empresa e do cliente.
Por conta disso, muitas empresas/indústrias não aceitam efetuar a troca de algum produto mediante entrega do cupom fiscal, uma vez que a possibilidade de fraude seria maior. Já com a nota fiscal, a empresa é obrigada por lei a realizar a troca.
Em nosso site, há vários artigos relacionados ao Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), mas em suma, o CT-e é um documento fiscal federal obrigatório utilizado na prestação de serviço de transporte. Ou seja, toda situação em que uma empresa presta o serviço de transporte de uma mercadoria para fora da cidade de origem, é emitido o CT-e constando as informações da mercadoria e das empresas.
Ele é emitido em todos os modais (aquaviário, rodoviário, aéreo, dutoviário e ferroviário), mas cada um possui um órgão fiscalizador.
A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica é um documento fiscal municipal (em substituição ao impresso) utilizado na prestação de serviços dentro do próprio município. O software de emissão é disponibilizado no site da prefeitura e pode ser diferente de cidade para cidade.
Vale lembrar que a Nota de Serviço abrange também o serviço de transporte, logo, se a condução da mercadoria for dentro da própria cidade, em vez de CT-e, emite-se NFS-e.
O Manifesto de Documentos Fiscais (MDF-e) é um documento obrigatório de fiscalização que deve ser emitido por empresas prestadoras de serviço de transporte em entrega de mercadoria com mais de um CT-e. Ele funciona como um agrupador de conhecimentos.
Também deve emitir MDF-e empresas cujo transporte é próprio, arrendado ou contratado de transporte autônomo de cargas e a entrega possua mais de uma nota fiscal. Nesse caso, ele serve como agrupador de NF-e.
A finalidade do Manifesto, segundo o Fisco, “é agilizar o registro em lote de documentos fiscais em trânsito e identificar a unidade de carga utilizada e demais características do transporte”.
É importante ressaltar que se após o início da viagem, não é possível cancelar nenhum CT-e que compõe o MDF-e. Caso ocorram problemas, o manifesto inteiro deverá ser cancelado. E em caso de viagem que abranja mais de um estado, é necessário emitir um MDF-e para cada um deles.
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