A Importância dos Softwares de Gestão Para a Transportadora

A gestão para transportadora por meio de um software traz tudo que uma empresa deseja: mais agilidade, operação otimizada e baixos custos

Vou descrever para vocês um cenário bem familiar para a maioria das transportadoras que utilizam um software de gestão para transportadora. No setor da expedição, conhecimentos de transporte e manifestos são emitidos a todo momento; no setor comercial, o telefone não para de tocar com clientes que querem cotações e sanar dúvidas sobre o valor do frete; no financeiro, questionamentos sobre o atraso de boletos e o faturamento. Ah, o setor precisa também ficar de olho nas despesas de custeio, como água, energia, entre outros.

Agora você já pensou fazer isso sem o auxílio de um software? Embora a emissão de documentos fiscais obrigatoriamente seja em um software certificado, a indagação é prudente para entender que precisamos agilizar cada vez mais o dia a dia da empresa, pois, sinto em dizer, mas realmente “tempo é dinheiro”.

Qualquer falha, atraso e incidente já são suficientes para causar um verdadeiro caos!

Ainda tem dúvidas de como funciona um software de gestão para transportadora? Vou te explicar alguns pontos bem interessantes.

O que são softwares de gestão para transportadora?

TMS – Sistema de Gerenciamento de Transporte – são sistemas in loco ou web que auxiliam na tomada de decisão dentro da transportadora. Por meio dele, é possível obter respostas mais ágeis e precisas sobre localização da mercadoria, valores de frete, emissões, pagamentos, faturamento, etc. Geralmente, eles são chamados de TMS – Sistema de Gerenciamento de Transporte.

Gestão de frota – Outro software que pode ser integrado ao TMS é o de gestão de frota. Neste caso, ele é voltado para gerir o consumo com a frota, incluindo combustível, pneus, peças, manutenção, EPIS, para substituição e manutenção, performance dos motoristas, pedágio e estoque. Esse é voltado principalmente para diminuição de gastos desnecessários com a parte física do caminhão e economia de combustível, e pode ser utilizado não apenas por transportadora, mas também por industrias que possuam frota própria.

Benefício 1: agilidade

Uma transportadora trabalha diretamente com o tempo, e sabemos que qualquer deslize, como falha em emissões de documentos, uma informação mal investigada, ruído na comunicação entre setores e filiais, pode comprometer uma rota inteira. A integração entre os setores e as filiais da transportadora, por si só, já agiliza o trabalho realizado. Há também a automatização de operações que até então eram realizadas manualmente em planilhas, como cotações, cubagem, despesas da empresa, relatório de lucros, prejuízos, etc.

Exemplo prático para esse tópico: o embarcador liga à empresa e solicita a cotação urgente para um pedido que chegou de última hora. Ele já tem todas as informações, como cidade de destino, CNPJ do pagador do frete, peso, volume, valor de nota fiscal e medidas em mãos, consciente de que precisa ser rápido para conseguir negociar com o cliente final. Com ajuda do software de gestão para transportadoras, a assistente comercial consegue passar o valor do frete em menos de dois minutos (desconsiderando conversas, falta de informação do cliente para algum item ou dúvidas). Manualmente, considerando as variáveis que compõem o frete final, demoraria o dobro ou mais.

Benefício 2: redução de custo

Com o TMS, sabemos que a redução de custo é consequência de uma boa gestão, que evita retrabalhos, pagamentos indevidos e perda de clientes/mercadorias por conta de erros.

Pense comigo: se não há falha na comunicação no setor de expedição, dificilmente uma mercadoria será extraviada e indenizada. Da mesma forma que informações exatas no comercial evitam cobrança de fretes abaixo ou acima do valor real.

No entanto, é com o software de gestão de frota que se nota ainda mais redução de custos, por volta de 40%. Os pneus serão trocados na quilometragem correta, as manutenções serão periódicas, evitando gastos com peças ou caminhões parados, os motoristas deverão estar conscientes com o uso do combustível e tomar as atitudes cabíveis para dirigir de forma consciente (não dirigir em alta velocidade, não dirigir “na banguela”). Além disso, o software evita casos em que itens estoque são solicitados desnecessariamente ou extraviados.

Exemplo prático para esse tópico: o gestor de logística da empresa percebeu que o consumo de pneus e de combustível estava muito mais alto. Além disso, pelo menos uma vez ao mês algum caminhão precisava parar na oficina por problemas em eixos, suspensão, rolamentos e freios. Após adquirir um sistema de gestão, a fim de diminuir os gastos, ele percebeu que os principais caminhões da frota não passavam por alinhamento e nem balanceamento há muito tempo. Consequentemente, os pneus eram gastos irregularmente e, por conta da resistência, o consumo de combustível era mais alto e as peças começavam a sofrer pressões desproporcionais.

Como ele conseguiu solucionar esse problema? O software notificava dentro do prazo estipulado a necessidade de encaminhar os caminhões para manutenção preventiva, alinhamento e balanceamento. Desta forma tão simples, evitou um problema três vezes maior.

Benefício 3: otimização da operação

Com agilidade, a operação é otimizada, pois dá um retorno muito rápido às necessidades dos clientes. E, com a integração de toda a empresa e filiais, falando a “mesma língua”, o tempo de resposta da filial A para B é muito baixo.

Exemplo prático para esse tópico: o cliente está superfurioso no telefone querendo saber porque a mercadoria não foi entregue no horário agendado. Ao invés de deixá-lo esperando um tempão tentando contato via telefone com a filial responsável, é possível entrar no sistema e verificar o status atualizado. Dessa forma, ele pode explicar ao cliente a ocorrência e que a mercadoria será entregue no dia seguinte.